Conciliación bancaria en propiedad horizontal
Qué es, por qué el cierre mensual de una copropiedad depende de ella, qué archivos hacen falta y dónde se pierde el tiempo cuando se hace a mano.
Qué es conciliar en una copropiedad
Conciliar es comprobar que lo que entró a la cuenta bancaria de la copropiedad coincide con lo que la administración tenía registrado que debía entrar, y dejar explicada cualquier diferencia entre ambas cifras.
En propiedad horizontal el trabajo no está en sumar: está en atribuir. Cada abono del extracto tiene que quedar asociado a un apartamento concreto, porque de ahí salen la cartera de cada unidad, los intereses de mora y el estado de cuenta que el administrador presenta al consejo.
Es también el paso del que dependen los estados financieros mensuales y la revisoría fiscal. Una conciliación que no cuadra bloquea el cierre contable del período.
Los tres archivos que hacen falta
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El extracto bancario
El movimiento de la cuenta de la copropiedad tal como lo descarga del portal del banco. No hace falta limpiarlo ni reordenar columnas.
- 02
La planilla de movimientos
El registro de lo que la administración esperaba recibir en el período: cuotas de administración, intereses, cuotas extraordinarias.
- 03
La plantilla de apartamentos
El listado de unidades de la copropiedad, que es lo que permite atribuir cada pago recibido a un apartamento concreto.
Dónde se va el tiempo al hacerlo a mano
Pagos sin referencia
El residente consigna sin diligenciar la referencia de pago. En el extracto aparece un abono sin dueño, y hay que rastrearlo por valor y fecha contra la planilla.
Abonos parciales
Un residente paga la mitad de la cuota. El valor no coincide con nada de la planilla, y a mano se convierte en una partida que se arrastra de mes en mes.
GMF, IVA y notas del banco
El gravamen a los movimientos financieros y las notas débito aparecen mezclados con los recaudos. Contarlos como pagos de residentes descuadra la conciliación.
Pagos de meses anteriores
Un pago que entra en marzo puede corresponder a la cuota de enero. Sin cruzar contra el histórico, queda como partida sin identificar.
Cómo lo resuelve Ubora360
Se suben los tres archivos sin preparación previa. El cruce corre en segundo plano, sin bloquear la aplicación, y avisa cuando termina. El resultado es un Excel con los pagos ya atribuidos por apartamento y las diferencias señaladas una a una, de modo que el trabajo manual se reduce a revisar las excepciones en lugar de buscar cada pago.
Conciliación por banco
Cada entidad entrega el movimiento en un formato distinto. Estas páginas detallan qué archivos acepta Ubora360 de cada banco: